共院学字〔2015〕24号

南昌大学共青学院学生资助工作档案管理办法（试行）

为规范我院学生资助档案管理工作，提高工作水平，有效防范风险，根据省教育厅的相关要求，结合我院实际情况，特制定本办法。

一、总则

第一条 学生资助工作档案是指我院在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含文字、图表、声像及电子等载体。

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷（特殊情况除外），本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、档案管理机构人员及职责

第四条 我院学生资助工作档案管理由学工处资助中心全面负责，学院各（系）部门具体实施，各（系）部门应实行专人专柜管理。

第五条 我院学生资助中心工作职责：全面负责学院学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各系进行档案工作。

第六条 各（系）部门职责：按照本办法及实施细则开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本学院的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行上级资助中心其他意见。

三、归档范围

第七条 各（系）部门归档材料:

（一）贫困生档案副本及原始证明材料;

（二）国家资助学金（班会记录、监督员监督表、评选打分表、评选结果、学生申请表副本、系评选报告、系汇总表、公示照片）;

（三）社会类奖助学金相关材料;

（四）勤工助学相关材料;

（五）学院减免学杂费;

（六）临时困难补助相关材料;

（七）资助育人成果相关材料;；

（八）学生学籍证明材料;

（九）绿色通道相关材料;

（十）贫困生学习档案材料。

第八条 我院资助中心归档材料:

（一）贫困生档案;

（二）生源地贷款相关材料;

（三）国家奖助学金（签领表副本、学生申请表、《高等学院家庭经济困难学生认定申请表》、《高等学院学生及家庭情况调查表》、

院汇总表、院评审文件、院评审报告、公示照片）;

（四）临时困难补助相关材料（签领表副本、汇总表、评审文件）;

（五）资助育人相关材料;

（六）学院资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

（七）应征入伍学费补偿

（八）学生投诉处理

四、档案归档及索引

第九条 全院的学生资助工作档案采用统一的分类方式和编码格式索引（详见《细则》见附件一）

第十条 归档时间要求：各级应当按年度进行整理归档，在每年4月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

五、附则

第十一条 本办法由南昌大学共青学院负责解释。

第十二条 本制度自印发之日起实施。

附件：南昌大学共青学院学生资助工作档案实施细则

南昌大学共青学院

2015年5月18日

南昌大学共青学院院长办公室 2015年5月20日印发